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¿Qué es ESM eventos?

Es un Software Online para la gestión integral de todo tipo de eventos (reuniones, jornadas, congresos, etc) con cualquier tiempo de duración, desde una corta reunión hasta un congreso de varias jornadas.

Posibilita la creación, edición y publicación de la información que aparecerá en los canales Web y/o App del evento. Permite la gestión de las inscripciones, enviar y recibir emails a los participantes, configurar el programa del evento y su contenido, así como la gestión de los patrocinadores, stand y/o elementos de patrocinio.

Proporciona una experiencia de uso satisfactoria y ágil para los organizadores de eventos y los participantes.

El circuito ESM eventos

¿Quieres más información?

¿Qué podrás hacer con ESM eventos?

VENTAJAS

Rápido y Sencillo

  • Es una herramienta Online, intuitiva y muy fácil de utilizar.
  • Crea tu evento en unos pocos clics.
  • No requiere conocimientos informáticos.

Personalizable

  • Crea y publica fácilmente la WEB personalizada del evento.
  • Personaliza las Inscripciones y Certificados de los participantes con el logo y los colores del evento.

A tu medida

  • Activa o desactiva funcionalidades según las necesidades de cada evento.
  • Crea el programa del evento con información descargable o vídeos promocionales de cada sesión.

Económico

  • No se requiere una gran inversión para utilizar ESM eventos.
  • Te ayudará a reducir los costes de tus eventos desde el primer momento.
  • Pídenos presupuesto y te sorprenderás.

¿En qué punto te encuentras?

Para sacarle el máximo provecho a tus eventos, te facilitamos las claves de acceso a nuestra plataforma. Podrás acceder como Administrador desde cualquier dispositivo con conexión a internet.
Y si no quieres administrar tú mismo el software, no pasa nada: nosotros lo hacemos por ti y gestionamos tu evento con las especificaciones que nos indiques.

Listado de mis eventos en mi Web

Al entrar a tu zona de usuario, se muestra la página “Mis Eventos”, donde podrás dar de alta eventos, gestionarlos o eliminarlos. Crear un evento es muy fácil: sólo tienes que definir los principales campos que lo caracterizarán.

Inscripciones Online

Podrás hacer que los interesados en participar en tu evento se inscriban online desde tu propia web. Tan sólo tendrás que definir el formulario de inscripción, las cuotas, el aforo y la fecha máxima de inscripción. Incluso puedes ofrecer el servicio de Pago online.

Confirmación de registro por E-mail

Envía a todos los inscritos a tu evento un e-mail con la confirmación de su inscripción. Incorpora en él los logos y colores del evento, y añade las imágenes y el texto que consideres más adecuados para darles una agradable bienvenida.
También puedes incluir el código de barras personal de cada inscrito para futuras funcionalidades opcionales a lo largo de tu evento.

 

Además…

  • Genera y personaliza las acreditaciones. Imprímelas y entrégalas en mano a cada asistente.
  • Crea el Programa de Evento, incluyendo Salas, Sesiones, Fechas, Horas, Ponentes y Ponencias.
  • Envía e-mail de agradecimiento a cada participante al finalizar tu evento e invítalos al siguiente.

Incluir servicios novedosos hace que tus eventos sean únicos y que los participantes se lleven una grata impresión. Sin duda, una buena opinión de los asistentes contribuye a que tus eventos destaquen y a que los patrocinadores se sientan satisfechos de colaborar contigo.

Impresión de acreditaciones en kioscos

Los kioscos de impresión de acreditaciones y certificados son la solución más cómoda y rápida para la gestión de los asistentes. Son el punto de bienvenida al evento y, al ser completamente personalizables, constituyen la oportunidad perfecta para reforzar tu marca y destacar patrocinadores. En los kioscos, los asistentes obtienen sus acreditaciones de forma automática con tan sólo mostrar su código de barras personal mediante la pantalla del móvil.

Chequeo de acceso a sala

Esta funcionalidad permite chequear el acceso de los asistentes al evento, así como los tiempos de entrada y salida leyendo el código de barras único de cada participante. Así, se evitan los listados en papel, las largas colas y los accesos indebidos. Es posible escanear códigos en pantallas de teléfonos móviles o impresos en acreditaciones.

Televotaciones

Fomenta la participación de los asistentes a tu evento introduciendo un elemento lúdico e interactivo: las votaciones o encuestas online en tiempo real, que podrás crear de forma sencilla e inmediata. Cuando el ponente lo decide, los participantes visualizan en su dispositivo móvil la pregunta y las posibles respuestas, de entre las que eligen una. Al finalizar la televotación, los resultados se proyectan en las pantallas de presentación del evento.

 

Además…

  • Puedes crear la Web de Presentación de tu evento para que los participantes y el público en general estén informados antes, durante y después de éste.
  • Los participantes pueden imprimirse al instante su Certificado de Asistencia a través de los kioscos de impresión.
  • Mediante la App del Evento, todo el contenido del mismo estará disponible y al alcance de la mano: Programa, Fechas, Horarios, Galería fotográfica, Videos, Noticias, Interacción con las Redes Sociales, etc.

Tendrás todos los servicios descritos en los casos anteriores: Web del evento, programa, e-mails de confirmación de inscripción, kioscos para impresión de acreditaciones y certificados, chequeo de acceso a salas, televotaciones, e-mails de agradecimiento por la participación, etc., con todos los detalles cuidadosamente personalizados y acordes a tu identidad corporativa y la imagen de marca del evento.
A estos servicios podrás añadir:

APP personalizada del evento

Proporciona información extra y única sobre el evento. Brinda información gratuita y en tiempo real a los asistentes y al público en general. Permite organizar el tiempo de los participantes y ayudarles a aprovecharlo al máximo, mediante la Agenda Personal en la que registrarán las ponencias y talleres a los que desean asistir.
Posibilita valorar a ponentes y ponencias, así como compartir a través de Twitter las presentaciones que sean de su interés. Además, es perfecta para saber qué está ocurriendo en cada momento: Últimas Noticias, Galería Fotográfica, Videos, etc.

Pantallas de poster

Crea una zona con pantallas electrónicas táctiles para exponer presentaciones de poster. La puedes convertir en un lugar especial en el que los autores se hagan fotografías y se sientan orgullosos de que todos lean sus trabajos. Aprovecha la difusión de los autores en sus propios perfiles para promocionar aún más tu evento en redes sociales.
Además, podrías crear una televotación para escoger y premiar los mejores posters presentados aumentando así el nivel de engagement de los asistentes a tu evento.

Preguntas al ponente

Evita que los asistentes a tu evento se sientan presionados a levantar la mano para comentar una duda o exponer una pregunta. Ahora podrán enviar, a través de sus dispositivos y en tiempo real, sus preguntas a los ponentes. Éstos las reciben al instante y les responden en directo cuando se abra el debate para ruegos y preguntas.

 

Además…

Para que tu Congreso sea aún mejor, puedes:

  • Gestionar las comunicaciones presentadas.
  • Comercializar stands y elementos de patrocinio.

MÓDULOS

Cada evento es diferente a todos los demás. Tiene su sabor propio y, por tanto, requiere de funcionalidades y servicios propios. La plataforma ESM Eventos está estructurada en módulos que puedes activar o desactivar fácilmente según las necesidades de tu evento. A continuación, te ofrecemos un resumen de algunos de los módulos y sus funciones principales:

Una Web personalizada para tu evento constituye un elemento de prestigio y un medio para mantener informados a los participantes y al público en general antes, durante y después del evento. Además, puede resultar una importante herramienta de fidelización.

Podrás para crear, de manera fácil y rápida (y sin necesidad de conocimientos informáticos), la Web de Presentación del evento por medio de una plantilla editable que te permitirá personalizar aspectos importantes como Colores, Logos, Tipografía o Banners de cabecera para que tu web resulte acorde con la linea de diseño del evento.

Agrega o elimina, de forma intuitiva, opciones del Menú y apartados como, por ejemplo, Sede del evento, Ciudad, Cómo llegar, Noticias, Programa o Agenda, Comité Científico, etc.  Gestiona la Galería Fotográfica, Videos y Poster, y edita fácilmente los contenidos para mantener tu Web actualizada. Además, podrás integrar Redes Sociales en ella.

La Web de Presentación del eventos generada con este módulo está preparada para ser visualizada perfectamente en cualquier tamaño de pantalla de cualquier dispositivo del mercado: ordenadores portátiles y de sobremesa, smartphones, tablets, etc

Las inscripciones al evento se podrán llevar a cabo online o bien rellenando los boletines de inscripción correspondientes y enviándolos físicamente a la Secretaría o Administración del evento, que podrán gestionar el estado de las inscripciones y responder a las distintas peticiones de los inscritos.

Tanto si has creado una Web personalizada para el evento como si ya dispones de una propia, podrás publicar en ella el formulario de inscripción.

Con este módulo podrás definir el formulario de inscripción tanto individual como para empresas (que pueden realizar inscripciones masivas), y gestionar todos los aspectos del proceso: establecer diferentes cuotas de inscripción según el perfil del asistente o la fecha de inscripción, establecer o no el aforo del evento, etc.

Además, podrás acceder a la ficha detallada de cada participante o empresa inscrita para aplicar acciones de marketing y comunicación previas o posteriores al evento (e-mails de confirmación y agradecimiento, descarga e impresión de acreditaciones y certificados de asistencia…).

Y, si lo deseas, se puede activar la función de Pagos online mediante pasarela de pago.

El éxito de un Congreso u otro evento profesional pasa, en muchas ocasiones, por garantizar la cantidad y calidad de las comunicaciones que se presentan en él.

Este módulo ofrece al comité organizador y a los evaluadores un panel de gestión con el que podrán acceder a la recepción de comunicaciones en tiempo real, llevar a cabo la revisión de las comunicaciones presentadas, y aceptarlas o rechazarlas, entre otras acciones.

Te presenta información y estadísticas de trabajos recibidos y filtros por Tipo de trabajo, Forma de Presentación, Provincias, Temática, etc. Además, muestra los resultados de las mejores comunicaciones, casos Clínicos o Proyectos I+I…

Los trabajos se pueden clasificar como Evaluados, Pendientes, o Rechazados.

Y por si fuera poco, toda la información recogida en este módulo se podrá mostrar en la APP móvil de tu evento y, posteriormente, ofrecer los contenidos en archivos descargables.

Este módulo muestra el programa del evento, salas, horarios, ponentes, ponencias y patrocinadores específicos para cada sesión. Posibilita la creación online del Programa del Evento, desde una pequeña reunión, hasta el programa científico de un amplio congreso. Si el tiempo de duración es de más de un día, se define el Programa para cada jornada.

Por un lado, se da de alta a las personas que participarán, introduciendo sus datos: nombre y apellidos, sexo, empresa u organización a la que pertenece y filiación, así como las ponencias o presentaciones en las que participará.

Por otro lado, se definen las características de la actividad: título, patrocinador u organizador, sala, descripción, tipo de actividad (curso, taller o simposio…), fecha, hora de inicio y fin, etc. También se gestionan las diferentes sesiones del evento como Inauguración, Desayuno, Clausura, etc.

Además, permite la publicación de las presentaciones de cada sesión para ser descargardas, así como videos de su desarrollo.

 

Este módulo posibilita la interacción de los gestores con los patrocinadores del evento mejorando la comunicación y ampliando las oportunidades de negocio de ambos.

Los patrocinadores tendrán acceso a un panel de control especializado donde podrán realizar la selección y contratación de espacios dentro del área de exposición comercial así como la de elementos individuales de patrocinio (cartel, acreditaciones, APP…). Se les mostrará las condiciones exigidas de patrocinio en un documento descargable dentro de su área privada.

Permite la publicación de Logos de patrocinadores, la gestión de la lista personalizada de elementos de patrocinio, la descarga y envío de información a los patrocinadores, la visualización de las empresas interesadas en cada elemento de patrocinio, la disponibilidad y la gestión de los precios para cada elemento de patrocinio o stand, así como la publicación en la Web y App del plano con los stands y patrocinadores presentes.

Tendrás la ficha de las empresas y sus datos de contacto, el detalle de cada elemento de patrocinio contratado por cada una y la información de la reserva en el plano de stands del evento.

Proporciona información gratuita y en tiempo real a los asistentes y al público en general.
El usuario podrá acceder al Programa del evento y organizar su tiempo para aprovecharlo al máximo creando su Agenda Personal en la que podrá registrar y gestionar las actividades a las que desea asistir en cada franja horaria. También podrá participar y dar su opinión en las televotaciones e, incluso, enviar preguntas en tiempo real a los ponentes para que le respondan en directo.
Si necesita tomar notas y fotografías de las actividades, puede utilizar “Mis apuntes” para guardar toda la información de forma organizada.
La APP ofrece la posibilidad de valorar a ponentes y ponencias así como compartir a través de Twitter las presentaciones que sean de  interés para el usuario, que podrá saber lo que está ocurriendo en cada momento por medio de los apartados de Noticias, Galería Fotográfica y Videos.
Patrocinable y con versiones para IOS y Android, presenta un diseño acorde con la imagen corporativa del evento y constituye un interesante recurso de marketing para los organizadores y una utilísima herramienta para los asistentes.

Permite crear encuestas, votaciones online o temarios de evaluación. Los asistentes a un evento podrán responder las preguntas de forma sencilla e inmediata a través de cualquier dispositivo móvil con conexión a internet. Las posibles respuestas se muestran en el dispositivo móvil del usuario y, además, se podrán visualizar en las pantallas de presentación del evento. Se muestra en un gráfico las diferentes opciones y se va actualizando la puntuación dada por el público a cada opción en tiempo real. Si es un temario de evaluación se mostrará la respuesta correcta una vez terminado el tiempo de respuesta.
Este módulo posibilita definir las preguntas y respuestas de forma fácil e intuitiva. Se pueden asociar a una determinada sesión dentro del Programa Científico del Evento.
Es de fácil uso por parte de los usuarios y la visibilidad de los resultados es en tiempo real.

Permite controlar en tiempo real el acceso a los asistentes al evento, así como los tiempos de entrada/salida y el aforo instantáneo por salas o sesiones. Con este sistema, se evitan los tres principales problemas de la verificación manual: los listados en papel, las largas colas y los accesos indebidos. Esto permite generar certificados de asistencia reales. Se puede activar en dos formatos: mediante App o a través de dispositivos específicos.

Con un pequeño dispositivo inalámbrico de tamaño de bolsillo, se lee de manera cómoda, rápida y precisa el código de barras personal (tanto en soportes físicos como en pantallas de dispositivos) y se comprueba la idoneidad o no del acreditado. Permite verificar, de forma sencilla y fiable, las entradas y pases emitidos, la visualización del listado de asistentes, el aforo y estadísticas. Comprueba e informa si una entrada ha sido leída con anterioridad, lo que evita accesos con entradas clonadas. Tienen 24 horas de autonomía y se puede utilizar tantos de ellos como sea necesario.

Plataforma online para la gestión
de eventos

Gran Vía 59, 4ª planta

28013 Madrid - España

Tlf.: +34 91 159 1330

Móvil: +34 658 16 30 08

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